Omar Pazmiño (Responsable Mission SI) et Loïc Girard (Responsable MOA Trésorerie) ont mené à bien la mise en place du système de gestion de Trésorerie (Datalog TMS) de l’Urssaf Caisse Nationale, pierre angulaire de la transformation digitale de l’établissement public.
Témoignage.

Bonjour Loïc, bonjour Omar, avant d’entamer cet entretien, pouvez-vous nous présenter l’Urssaf Caisse Nationale et les enjeux de ce projet de transformation ?

Loïc Girard : L’Acoss, renommée Urssaf Caisse Nationale en 2021, est chargée de gérer la trésorerie des différentes branches de la Sécurité Sociale  afin d’ assurer le financement des prestations de santé, retraite, famille, chômage dont bénéficient des millions de Français. Les logiciels que nous utilisions avant 2021 étaient nombreux et segmentés par fonctions , il devenait compliqué de les maintenir et de les adapter à nos processus, désormais plus exigeants, notamment en matière de volume de flux et d’une flexibilité (paramétrage sans développement ni équipe technique, mises à jour régulières…) devenue indispensable au gré des nouvelles responsabilité du métier de trésorier URSSAF. En parallèle, un projet de transformation digitale de grande ampleur a été lancé, visant à mettre l’implémentation du nouveau TMS au cœur de notre système d’information.

Omar Pazmiño : Urssaf Caisse Nationale, cela représente 500 Md€ de cotisations et 530 Md€ de versements qui transitent annuellement pour procéder au paiement de prestations sociales et gérer les flux de financement. Jusqu’à 2000 Md€ de flux financiers étant ainsi échangés via notre système d’information trésorerie, cœur de métier de notre activité, la sécurisation de nos opérations et une meilleure maîtrise des risques impliquait un changement de système et une évolution de notre culture trésorerie en interne. Nous recherchions en outre un TMS intégré favorisant l’évolutivité (périmètre de recouvrement étendu à d’autres régimes, intégrations d’autres branches, évolutions règlementaires ou législatives…), doté d’un moteur comptable et utilisable par des profils d’utilisateur variés (trésorier, comptable, auditeur, statisticien).

Quel processus vous a amené à choisir Datalog TMS et comment s’est déroulé le projet ?

OP : Notre plan de transformation contient une douzaine de projets, dont le TMS constitue le cœur. Sans TMS adapté, le plan n’aurait pu être mené à bien. La phase d’expression des besoins et de modélisation de nos procédures a donc été particulièrement soignée avant de publier notre appel d’offres. Au sein de notre PCN (Procédure Concurrentielle avec Négociation), 400 points spécifiques concernaient uniquement le TMS. Cette étape a permis une montée en compétence des responsables de l’Acoss et des réalités du métier de trésorier, y compris techniques.

LG : La réponse de Datalog à notre appel d’offres a été la plus étayée des éditeurs qui nous ont répondu. Tant en volume qu’en qualité, avec preuves de leur savoir-faire (technique, projet…) et de leur connaissance métier à l’appui, ces réponses ont été appréciées. Si le POC a validé la richesse et la flexibilité du système, les réponses apportées par le chef de produit Datalog, qui allait nous accompagner sur toute la durée du projet, ont achevé de convaincre les décideurs du Copil SNT (Système National de Trésorerie) les plus frileux que nous allions être très bien accompagnés.

OP : Outre la rapidité de prise en main de l’outil, plusieurs aspects très positifs ont été tirés de notre collaboration avec Datalog. Tout d’abord, ils ont été fidèles à leur réputation d’expert :

• Leur expertise métier nous a permis de développer la culture Trésorerie dans les 22 Urssaf, au sein desquels il y avait peu de trésoriers ayant travaillé avec des progiciels de trésorerie.
• Leur expertise « globale » (projet, systèmes, technique…) nous a permis de gagner beaucoup de temps sur les différentes phases, notamment sur les interfaces.
• Pour chaque problème spécifique soulevé (fonctionnel, performances serveurs…), une solution adaptée a été trouvée.

Un excellent relationnel s’est alors construit au fil du projet, renforcé par les contraintes liées au Covid, qui n’a finalement pas constitué un réel frein au projet. Néanmoins, des réunions physiques auraient peut-être permis d’écourter la phase de conception et de paramétrage, plus longue qu’envisagée, mais cela a été contrebalancé par la réactivité sans faille des équipes Datalog.

Quel bilan tirez-vous de la mise en prod du TMS ?

LG : Un bilan très positif, tant du point de vue de l’adéquation à nos process que de la sécurité. En effet, le système couvre l’ensemble de nos attentes, affiche et journalise la majeure partie de nos traitements, nous permettant de lire moins de logs, de prendre du recul et de meilleures décisions.

La flexibilité de l’outil constitue également un énorme plus. Nous sommes désormais autonomes et paramétrons nos nouveaux impératifs sans faire appel à notre DSI ni à l’éditeur.

Enfin, les collaborateurs Acoss ont désormais davantage confiance dans les systèmes métier, le TMS constituant le premier gros progiciel mis en place dans l’entreprise.

Cette réussite nous a permis d’envisager sereinement le lancement de nos autres projets Système d’Information.

OP : Rien de négatif à soulever, en effet : les phases de conception, d’analyse et de recette ont été sans failles, la gestion de projet optimale et la facilité avec laquelle nous avons pu solliciter Datalog avant et après le passage en prod est à souligner.

Il y a un changement de mentalité métier chez Acoss et une montée en compétence notable : tout le monde parle « tréso » désormais et souligne le dynamisme de l’outil, notamment dans les rapports entre local et central.

Quels conseils donneriez-vous à un trésorier qui souhaiterait implémenter un nouveau TMS ?

LG et OP : Cela se résume en 3 points complémentaires :

1. Il est nécessaire de questionner tous ses besoins et de pousser sa réflexion sur chaque processus au maximum.
2. Un éditeur (ou une société de consulting) ne peut se substituer entièrement aux équipes internes.
3. Il ne faut pas utiliser des fonctionnalités juste parce que l’outil sait le faire. Le progiciel doit être une réponse aux besoins exprimés en amont et, grâce à sa flexibilité, permettre d’anticiper d’éventuelles problématiques ultérieures et de les solutionner, et non créer ces besoins.

Quels sont vos prochains projets ?

LG et OP : Nous allons progressivement mettre en place les autres outils complémentaires de notre SI Trésorerie et Finance prévus dans notre projet de transformation : un portail de trésorerie adossé au TMS à destination des acteurs de la sphère sociale, un moteur calcul de reversement au tiers, modélisation des prévisions de trésorerie centrale, modélisation des prévisions des cotisations Urssaf… Certains de nos besoins étant très spécifiques, les outils ne sont pas disponibles sur le marché et nous internaliserons les développements.

Plus stratégique encore, nous entamons le projet communication bancaire et paiement au dernier trimestre 2022, toujours avec Datalog, pour compléter notre projet TMS.