Les termes « Payment Hub » et « Payment Factory » sont souvent utilisés de manière interchangeable, alors qu’il existe des différences significatives entre les deux. Explications :
Payment Hub
Un Payment Hub offre une solution simple pour centraliser les processus de paiement en les exécutant selon un workflow strict, non personnalisable. Toutes les filiales peuvent se connecter à ce système centralisé pour envoyer leurs paiements directement aux différentes banques.
Cette solution convient particulièrement aux entreprises :
- De taille moyenne à intermédiaire
- N’ayant pas de besoins importants de centralisation et de standardisation des processus de paiements
- D’acquisitions à l’international
- De personnalisation des processus (workflows, critères de regroupement de lots, de planification des tâches, etc.).
Fonctionnalités
- Réception des fichiers de paiement provenant des ERP.
- Mise en œuvre de workflow de validation côté filiales.
- Envoi des fichiers de paiement validés aux banques. Le Hub ne modifie pas le format de fichier reçu de l’ERP, mais valide et transmet simplement les données « telles quelles » à la banque.
- Contrôle et suivi des paiements dans un tableau de bord affichant le montant total et le nombre de paiements (et n’affiche probablement pas les détails individuels des paiements).
Payment Factory
Une Payment Factory est une solution de paiements complète et personnalisable, conçue pour répondre particulièrement aux besoins des grandes entreprises. Elle permet en outre une adaptation aux processus actuels et futurs (formats de fichiers, workflows, etc.).
Contrairement à un Payment Hub, une Payment Factory peut créer des paiements à partir de plusieurs sources (par exemple, à partir des factures présentes dans l’ERP), convertir les divers formats de fichiers de paiement provenant des différentes entités pour les regrouper et les envoyer vers les banques cibles de chaque point de centralisation (par exemple par région). Les processus de paiements et encaissements sont alors standardisés, quel que soit le pays d’envoi ou le pays du bénéficiaire.
Les entreprises rationnalisent ainsi leurs relations bancaires et se trouvent en meilleure position pour négocier des contrats plus avantageux en raison de la consolidation d’un plus grand volume de transactions par partenaire bancaire.
Fonctionnalités (Inclut les fonctionnalités du Payment Hub)
Création de nouveaux paiements à partir de factures présentes dans dans l’ERP sur la base de règles définies par l’utilisateur.
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Mise en œuvre de tout type de workflow : central, local, local+central, blackbox…
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Enrichissement des données de paiement avec des informations provenant d’autres systèmes.
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Gestion des lots de paiements (création, modification) sur la base de règles définies par l’utilisateur.
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Envoi de fichiers de paiement aux banques, en adaptant éventuellement le format des fichiers reçus de l’ERP.
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Affichage exhaustif des détails de tous les paiements, en plus des données globales.
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Suivi des statuts des paiements via la mise à jour des paiements individuels selon les statuts reçus des banques.
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Analyse des paiements rejetés afin d’identifier et de minimiser les rejets futurs.
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Intégration des autres systèmes (ex : ERP) pour mise à jour des informations (ex : paiements rejetés).
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Optimisation de la gestion de trésorerie grâce à des fonctionnalités telles que la gestion des cut-off bancaires et la planification de paiements groupés par lots selon les régles définies par l’utilisateur.
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Fonctionnalités spécifiques à Datalog : Création de lots consolidés et routage bancaire intelligent basé sur des règles d’allocation.
En résumé
Un Payment Hub rationnalise l’exécution de paiements « prêt à l’envoi ». Il valide et transmet les données telles que reçues, offrant un niveau de base d’automatisation et de contrôle.
Une Payment Factory fournit un système de paiements plus complet. Elle va au-delà de l’exécution pour inclure la création de nouveaux paiements, des contrôles avancés, l’enrichissement des données, et une gestion sophistiquée des workflows.
Comparatif Payment Factory vs Payment Hub
Comment Datalog TMS Payment Factory optimise les paiements
Datalog TMS Payment Factory offre plusieurs fonctionnalités avancées qui rationalisent et optimisent vos paiements :
Mise en lots et acheminement
- Création de Lots : Rassembler les paiements de tout système (ex: ERP) et de toute filiale pour créer de nouveaux lots selon les règles définies par l’utilisateur.
- Options de Groupement : grouper les paiements par divers critères comme la devise, la tranche de montant, le pays, la banque bénéficiaire, etc.
- Routage Bancaire Intelligent : acheminer les paiements vers des banques spécifiques en fonction de pourcentages d’allocation pré-négociés (par exemple, 10% des paiements à la Banque 1, 20% à la Banque 2, etc.). Cela assure une distribution efficace des paiements selon vos accords bancaires.
Exemple : Optimisation des paiements avec POBO (Payment On Behalf Of)
La Payment Factory de Datalog TMS vous permet de gérer les paiements pour le compte des filiales (POBO), réduisant ainsi considérablement les coûts et centralisant le contrôle :
Conversion des Paiements Transfrontaliers en Paiements Domestiques : en regroupant les paiements par devise et en les acheminant vers des comptes bancaires détenus dans le pays correspondant, vous pouvez convertir les paiements transfrontaliers en paiements domestiques pour réduire les frais de paiements, centraliser la gestion du FX pour la trésorerie groupe, améliorer le contrôle et accéder à des taux de change plus favorables.
> Traditionnellement, quand une filiale française devait payer une facture à un fournisseur japonais, l’ERP générerait un paiement transfrontalier débitant le compte de la filiale française, entraînant des frais élevés et des risques de change. Datalog TMS va plutôt utiliser le compte détenu dans la devise correspondante selon les régles que vous déterminez.
Avec la Payment Factory de Datalog TMS, le groupe pourra :
- Regrouper tous les paiements de toutes les filiales.
- Grouper les paiements en lots en fonction de la devise (en l’occurence, tous les paiements en yen japonais).
- Chaque lot est associé avec un compte bancaire détenu par la Trésorerie Groupe au Japon (en supposant qu’ils en ont un).
- La Trésorerie Groupe s’occupe de payer le fournisseur japonais, la Payment Factory le convertit en paiement domestique au Japon.
L’In-House Bank minimise les frais pour les filiales et centralise la gestion des devises au niveau groupe pour un meilleur contrôle et réduction des coûts.
Datalog TMS Import/Export Module
Au coeur de toute Payment Factory se trouve un module d’import/export robuste qui simplifie l’échange de données avec les ERP et les banques sans nécessiter d’expertise en programmation. Ce module sans code de Datalog TMS offre plusieurs fonctionnalités clés :
Création Flexible de Formats de Fichiers : ajout de nouveaux formats de fichiers pour s’adapter aux différentes structures de données utilisées par divers ERP et banques.
Mapping et interfaces : mapping des champs des fichiers externes aux champs correspondants de la base de données interne, garantissant un transfert de données précis.
Transformation des Données : utilisation des tables de correspondance pour convertir les données lors de l’importation ou de l’exportation afin de correspondre au format requis.
Enrichissement des Données : enrichissement des données de paiement en incorporant des informations provenant d’autres bases de données de votre système.
Validation et Contrôles des Données : mise en œuvre des contrôles pour garantir l’exactitude des données pour les champs critiques tels que le montant, les détails du compte bancaire et les codes SWIFT.
Interface conviviale
Toutes ces fonctionnalités au sein du module d’import/export peuvent être configurées par n’importe quel utilisateur sans nécessiter de connaissances techniques. Cela permet aux utilisateurs de gérer efficacement les processus d’échange de données, réduisant ainsi la dépendance aux équipes IT.
